Hai, Seller! Mau kirim barang ke gudang Dilayani Tokopedia yang tersebar di seluruh Indonesia, tapi tidak mengetahui jadwal inbound (proses memasukkan produk ke gudang Dilayani Tokopedia) yang tersedia? Nggak perlu khawatir, kini kamu bisa memilih jadwal inbound yang sesuai dengan kebutuhanmu melalui fitur Surat Jalan!

Apa itu Fitur Surat Jalan?

Fitur Surat Jalan atau lebih dikenal sebagai Advanced Shipping Notice (ASN) adalah syarat utama yang harus dipenuhi Seller sebelum kirim barang ke gudang. Fitur ini dibuat khusus untuk memudahkanmu dalam proses pengiriman barang.

Terdapat dua cara membuat Surat Jalan, yaitu Tambah Surat Jalan (pilih produk satu per satu) dan Buat Sekaligus (menggunakan template). Namun, agar mempermudah, di artikel ini kita akan membahas cara membuat surat jalan sekaligus.

Baca juga:

Cara membuat Surat Jalan Sekaligus

1. Masuk ke Halaman Tokopedia Seller melalui desktop, lalu klik Produk, dan pilih menu Surat Jalan. Kamu akan melihat bagian Kirim ke Gudang dan kamu bisa langsung klik Buat Sekaligus.

2. Pilih gudang pengiriman dan gudang penyimpanan. Klik Download Template untuk kemudian diisi sesuai dengan produk yang akan dikirimkan. Pastikan hanya memilih satu gudang di setiap daerah.

• Gudang pengiriman: Gudang terdekat dari lokasimu untuk menjadi tempat pengiriman barang yang sebelumnya sudah dialokasikan oleh tim Dilayani Tokopedia
• Gudang penyimpanan: Gudang tujuan akhir di mana kamu ingin menyimpan produkmu sebelum dikirimkan ke pembeli

Gudang yang bisa dipilih hanya gudang yang masih memiliki kapasitas penyimpanan dan pengiriman. Apabila gudang tertentu sudah atau sedang tidak memiliki kapasitas pengiriman dan penyimpanan, maka gudang tersebut tidak bisa dipilih.

3. Setelah itu, klik Download Template. Setelah template ter-download, silakan isi data-data pada Excel bagian sheet Buat Surat Jalan Sekaligus.

Ketentuan mengisi template Buat Sekaligus:

• Isi jumlah stok yang akan dikirim ke gudang tujuan pada masing-masing produk.
• Jika tidak ingin mengirimkan produk tertentu, biarkan jumlah stok 0 (tidak perlu diisi).
• Tidak diperkenankan mengubah kolom ID Produk, Nama Produk, dan URL Produk karena kolom tersebut sudah sesuai dengan data yang terdaftar di sistem Tokopedia.
• Barcode Manufaktur harus diisi apabila produk yang dijual memiliki barcode bawaan dari pabrik. Namun, jika produk tidak memiliki barcode bawaan dari pabrik, silakan kosongkan kolom ini agar sistem dapat membuat QR code untuk masing-masing produk. QR code harus tertempel pada setiap unit jual karena QR code akan menjadi identifikasi pada produkmu agar tidak tertukar di gudang, sehingga proses penerimaan dapat berjalan dengan lancar. Jadi, pastikan untuk menempelkan barcode pada produkmu, ya!
• Jika produkmu termasuk berbahaya, pilih “YES” pada kolom Produk Berbahaya. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang produk berbahaya, kamu bisa baca
• Info Sertifikat, kamu dapat menambahkan hingga 5 sertifikat untuk setiap satu SKU/produk yang kamu kirimkan:
  - Jenis Sertifikat: Pilih opsi jenis sertifikat yang ada. Apabila jenis sertifikat yang kamu butuhkan tidak ada, kamu bisa menginformasikan hal tersebut ke tim Tokopedia untuk membuat tambahan opsi jenis sertifikat.
  - Nama Pemilik Sertifikat: Masukkan nama yang tercantum di dalam sertifikat tersebut. Apabila nama yang tercantum adalah nama perusahaan/organisasi dan bukan nama individu, kamu juga bisa memasukkan nama perusahaan/organisasi yang sesuai.
  - Nomor Sertifikat: Nomor referensi sertifikat yang kamu daftarkan.
  - Berlaku Hingga: Tanggal kapan sertifikat tersebut kedaluwarsa atau perlu diperbaharui. Jika tidak memiliki batas kedaluwarsa, silakan kosongkan kolom tersebut. Pastikan belum melewati tanggal hari ini, ya.
• Cek ulang informasi yang kamu masukkan, kemudian simpan file.

Baca juga:

4. Upload template yang sudah diisi dengan cara klik Pilih File. Setelah file ter-upload, klik tombol Selanjutnya.

5. Pada bagian Atur Kendaraan & Paket, pilih Tipe Kendaraan dan Total Paket untuk memastikan jumlah kardus/koli pada saat penerimaan sudah sesuai dengan Surat Jalan. Pastikan kardus/koli untuk masing-masing gudang sudah dipisah dan diberi keterangan sesuai kota tujuan dengan menempelkan packing list dan Surat Jalan.

6. Atur Jadwal Estimasi Tiba, Informasi Kontak Darurat, dan Catatan Tambahan agar tim gudang dapat mempersiapkan serta memproses produkmu sesuai dengan tanggal dan jam tersebut. Ketidaksesuaian informasi pengiriman dan produk (sertifikasi dll) dapat berdampak pada keterlambatan proses penerimaan hingga penolakan. Apabila terdapat ketidaksesuaian data, tim Tokopedia akan menghubungi kontak yang tercantum. Jadi, pastikan juga informasi pengiriman dan kontak darurat diisi dengan benar, ya!

Catatan:

Melalui halaman ini, kamu bisa mendapatkan informasi mengenai Estimasi mulai bongkar (perkiraan kapan produkmu akan diterima di gudang dan proses inbound akan dimulai) serta Estimasi tersedia di Tokopedia (tanggal perkiraan kapan produkmu akan ter-update dan bisa dibeli).

• Pilih Waktu yang Disarankan: Sistem akan akan memilih slot waktu yang tersedia dan paling dekat dengan tanggal pembuatan ASN.
• Pilih Waktu Sendiri: Seller dapat memilih jadwal inbound yang masih tersedia. Tanggal yang tidak bisa dipilih menandakan bahwa slot tersebut sudah penuh.
• Kontak Darurat:
• Penanggung Jawab Perusahaan: Diisi dengan data pemimpin perusahaan
• Penanggung Jawab Operasional: Diisi dengan data penanggung jawab (PIC) pengiriman produk dari lokasi kamu ke gudang Dilayani Tokopedia

Bila produk memerlukan perlakuan khusus, masukan catatan pada kolom Catatan Tambahan (tidak wajib). Apabila kamu sudah memasukkan semua data yang dibutuhkan, sebelum klik Buat Surat Jalan, kamu perlu mencentang kotak pernyataan persetujuan (consent box).

Bacalah secara detail dengan klik Selengkapnya untuk mengetahui apa saja yang kamu yang perlu kamu perhatikan. Setelah melengkapi data yang diminta dan memahami isi pernyataan persetujuan tersebut, klik Buat Surat Jalan.

Hore, Surat Jalan selesai dibuat!

Jika Surat Jalan sudah selesai dibuat, tim gudang Dilayani Tokopedia akan memeriksa Surat Jalanmu dan memperbarui status Surat Jalanmu.

1. Jika Surat Jalan telah disetujui: Status pada Daftar Surat Jalan akan berubah menjadi Disetujui. Kamu bisa mengirimkannya ke WhatsApp Group dan mencetaknya untuk ditempelkan di kardus/koli, serta dibawa pada saat melakukan pengiriman barang ke gudang.
2. Jika Surat Jalan tidak disetujui: Status Surat Jalanmu akan berubah menjadi Ditolak dan kamu akan menerima notifikasi Tokopedia. Kamu juga bisa melihat rincian produk yang ditolak di Daftar Surat Jalan. Periksa kembali informasi produk tersebut dan klik Buat Lagi untuk membuat ulang Surat Jalan.

Cara mencetak Surat Jalan

1. Pada Surat Jalan yang ingin kamu cetak, klik Cetak Surat Jalan.

2. Kemudian, kamu bisa pilih opsi:

1. Cetak tanpa kode QR, untuk lebih mempercepat dan memudahkan proses cetak Surat Jalan, terutama apabila produkmu sudah memiliki barcode sendiri
2. Cetak dengan kode QR, apabila kamu membutuhkan kode QR untuk ditempelkan di setiap produkmu

3. Ingat! Kamu tidak bisa mencetak Surat Jalan lainnya apabila proses pencetak Surat Jalan yang pertama belum selesai 100%

4. Saat mencetak (print) halaman, atur ukuran kertas menjadi A4 dan layout kertas menjadi landscape.

5. Cetak Surat Jalan-mu. Selesai, deh!

Cara mencetak label QR Code

1. Setelah kamu berhasil mencetak Surat Jalan, buka file yang sudah ter-download, lalu buka tab QR Label.

2. Siapkan sticker self adhesive label tipe 108 (18 x 38 mm). Bisa menggunakan stiker label merek Tom & Jerry atau merek lainnya.

3. Saat print halaman, atur ukuran kertas menjadi A4, layout kertas menjadi portrait, dan margin (kanan, kiri, atas, header) menjadi 0.

4. Tempelkan stiker yang sudah dicetak pada setiap satuan jual barang yang akan dikirim ke gudang.

5. Setelah semua ditempel, paketmu sudah siap untuk dikirim ke gudang tujuan.

6. Sertakan Surat Jalan di tiap paket/koli yang akan dikirim ke gudang.

Tips mengirim produk ke gudang Dilayani Tokopedia agar lebih efisien

1. Rencanakan jadwal pengiriman produk (inbound) ke gudang secara teratur dari jauh hari, buat Surat Jalan, dan pilih jadwal yang sesuai rencanamu.

2. Sebelum membuat Surat Jalan, pastikan jumlah stok yang ditulis sesuai dengan jumlah stok yang akan dikirim.

3. Apabila kamu ingin mengganti jadwal, jangan lupa untuk membatalkan Surat Jalan yang telah dibuat dengan cara klik Batalkan Surat Jalan, lalu buat Surat Jalan baru dengan jadwal pengganti.

4. Pastikan pengiriman produkmu tepat waktu sesuai dengan jadwal yang kamu pilih. Keterlambatan pengiriman produk atau di luar jadwal yang disetujui akan berpotensi pada proses penerimaan produk, hingga penolakan.

Nah, itulah langkah mudah untuk membuat hingga mencetak Surat Jalan untuk mengirim barang. Yuk, cobain sekarang!

Yuk, cari tahu lagi!